Undang-Undang Nomor. 43 tahun 2009, tentang Kearsipan

PENTINGNYA ARSIP DALAM MENGEMBAN TUGAS DI ERA GLOBALISASI DAN TRANSPARANSI

(Undang-Undang Nomor. 43 tahun 2009, tentang Kearsipan)

PENDAHULUAN.

uu arsipDalam menghadapi tantangan globalisasi sekaligus mendukung terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan terpadu. Sementara disisi lain ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan masih bersifat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundang-undangan sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undang-undang tersendiri.

Penyelenggaraan kearsipan dari tingkat pusat sampai daerah, lebih-lebih di tingkat desa/Kelurahan saat ini pada dasarnya belum bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh berbagai kalangan, sehingga peran Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Jembrana yang keberadaannya belum cukup 2 (dua) tahun, sementara masih belum begitu dianggap penting disemua kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara negara. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan dipandang perlu disesuaikan dengan perkembangan dan kebutuhan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara yang dipengaruhi oleh perkembangan tantangan nasional dan global serta perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK), maka pada tahun 2009 Indonesia baru memiliki Undang-Undang Kearsipan yang mampu menyesuaikan dengan perkembangan di era globalisasi dan transparansi, yakni Undang-Undang No. 43 tahun 2009, tentang Kearsipan. Baca lebih lanjut

Kearsipan Sistem Agenda

KEARSIPAN SISTEM AGENDA

(MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR)

A. Prosedur Penanganan Surat Masuk

Yang dimaksud dengan surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh

suatu organisasi baik dari organisasi lain maupun dari perorangan. Prosedur penanganan surat masuk pada suatu organisasi secara umum akan meliputi aktifitas-aktifitas sebagai berikut:

1. Penerimaan Surat

Semua surat yang masuk diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian atau

petugas tertentu. Kemudian diteliti alamatnya satu persatu apakah alamatnya benar atau tidak. Maksudnya apakah semua surat-surat yang masuk itu benar-benar untuk organisasi yang bersangkutan.

Untuk surat-surat yang salah alamat dipisahkan untuk dikembalikan kepada pihak pengirim. Apabila pengirimannya melalui pos dapat dikembalikan dengan cara mengembalikan pada kantor pos dan giro dengan diberi catatan “SALAH ALAMAT”. Demikian pula apabila pengirimannya melalui biro-biro jasa yang lain.

Untuk surat-surat yang benar pada organisasi yang bersangkutan, pada amplopnya atau pada suratnya diberi cap tanggal penerimaan. Misalnya surat yang diterima tanggal pada tanggal 21 Agustus 2008, diberi cap tanggal sesuai tanggal tersebut.

Baca lebih lanjut

Prosedur Penanganan Surat Keluar

arsipProsedur Penanganan Surat Keluar Dalam menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut:
1. Pembuatan konsep
Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan konsep.Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan baik, yaitu
a. Penetapan tujuan. Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat dimulai, harus diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut. Seperti untuk membalas surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan ini akan dapat diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat.
b. Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan. Dengan mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat, dapat dipersiapkan informasi pendukung yang diperlukan untuk surat yang akan dibuat dapat dipersiapkan terlebih dahulu.Hal ini sudah barang tentu akan mempermudah dalam proses penyusunan konsep surat. Baca lebih lanjut