Dian's Blog

Blog for everything and everyone!

SISTEM KEARSIPAN

A. PENGERTIAN ARSIP

Reuters Pic3Arsip adalah suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan, masyarakat, atau bangsa.

Kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinas maupun arsip pribadi, dari mulai penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya.

Suatu catatan dikatakan arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

1. Mempunyai arti

2. Masih mempunyai kegunaan

3. Disimpan dengan teratur.

Pengertian arsip menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 bab 1 pasal 1 bahwa yang dimaksud dengan arsip yaitu :

1. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Sedangkan pengertian arsip menurut para ahli : Read the rest of this entry »

Tinggalkan komentar »

PERKEMBANGAN PERANGKAT LUNAK KOMPUTER

Author: Budi Santoso

PERANGKAT LUNAK (SOFTWARE)

software-development-cycleKomputer merupakan mesin yang memproses fakta atau data menjadi informasi. Komputer di gunakan orang untuk meningkatkan hasil kerja dan memecahkan berbagai masalah. Yang menjadi pemroses data atau pemecah masalah itu adalah perangkat lunak.
Bentuk terkecil dari perangkat lunak adalah operasi aritmatik (+, -, :, x) dan logika (AND, OR, >, <, =). Dari operasi dasar ini di susun program / perangkat lunak.
Tingkat pemrosesan yang di kerjakan perangkat lunak pun dari machine-like, mulai berubah seperti human-like. Di dalam teori informasi, di susun hirarki informasi, mulai dari data/ fakta, kemudian setelah proses seleksi dan pengurutan menjadi sesuatu yang berguna menjadi informasi. Informasi yang di susun secara sistematis dengan suatu alur logika tertentu menjadi knowledge. Dan pada akhirnya gabungan knowledge yang di gabung dari berbagai sisi guna membangun wisdom.
Data yang di proses pun telah banyak berubah, yang semula hanya berupa data bilangan dan karakter merambah ke audio visual (bunyi, suara, gambar, film).
Sejauh perkembangan hingga saat ini, seluruh proses menggunakan format data digital dengan satuan bit (binary digit).

PERKEMBANGAN PEMBUATAN PERANGKAT LUNAK Read the rest of this entry »

Tinggalkan komentar »

Doa Ibu Untukmu

Bismillaahir Rohmaanir Rohiim

Do’a Seorang Ibu untuk Anak-anaknya

Quraisy Shihab mempunyai 8 orang saudara kandung yang seluruhnya berhasil dalam bidangnya masing-masing.
Suatu ketika ada yang bertanya kepada ibunda beliau, apa rahasia di balik keberhasilannya

Jawabnya : sebuah do’a yang tak pernah luput dipanjatkan oleh ibunya, yang berbunyi :
Exif_JPEG_422(1) Allaahumaj ‘al auladana (auladii–tunggal ) qulluhum solihan wa ta ‘tan artinya : ya اَللّهُ jadikanlah anak-anak ku orang yang sholeh dan ta’at ber ‘ibadah.
(2) wa ummuhum thowiilan = panjangkanlah umurnya.
(3) war zukhum wasian = luaskan /lapangkan rezkinya.
(4) wa ukuluhum zakian = cerdaskan akalnya.
(5) wa qulluhum nuran = dan terangilah kalbunya.
(6) wa ulumuhum kasiiron nafi ‘an = karuniakan/berikanlah ‘ilmu yg banyak dan bermanfa’at.
(7) wa ‘asaduhum sihatan wa ‘afiatan = sehatkanlah jasmaninya.
(8) Birahmatika Yaa Arhama Rohimin = dengan rahmat Mu yang pengasih lagi penyayang.

Selamat ulang tahun, semoga panjang umur, sehat, tambah shaleh, pintar, dan makin sayang pada keluarga.
Tinggalkan komentar »

ASPEK TEORITIS DAN LEGALITAS ALIH MEDIA ELEKTRONIK ATAU DIGITALISASI

A. TUJUAN MANAJEMEN ARSIP

teknologi-informasiDalam manajemen arsip statis (Archives Management) terdapat tahapan-tahapan kegiatan yang meliputi kegiatan acquisition and records appraisal, description, preservation, informatin services, dan sources publication. Secara ringkas Ricks memandang Archives Management sebagai “establishes control procedures to preserve history and provide the vehicle for using history in a beneficial way in business environment” (Ricks, 1993: 306). Manajemen arsip statis atau sering disebut program arsip statis, apapun bentuk institusi yang menyelenggarakan program tersebut, mempunyai tujuan yang sama yakni menata, merawat dan memelihara arsip-arsip statis untuk dapat ditemukan kembali dan memberikan layanan informasi pada para pengguna.

Seiring dengan perkembangan Teknologi Informasi dan komputer (TIK), kemudian diperkenalkan pendekatan baru yakni Preservation Pyramid yang terdiri dari empat komponen. Pendekatan ‘Piramida Preservasi’ ini diperkenalkan oleh Arsip Nasional Belanda yang kemudian banyak diadopsi oleh lembaga-lembaga kearsipan di dunia.

Adapun empat komponen ‘Piramida Preservasi’ adalah sebagai berikut: Read the rest of this entry »

1 Komentar »

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

your-data-your-wayPengertian Data

Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berwujud suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep.

1.      Macam – macam type data

  • Type data integer/oridinal
  • Type data boolean
  • Type data flowating point/real
  • Type data enumerated
  • Type data string & carakter Read the rest of this entry »
Tinggalkan komentar »

Edmodo for Teacher Professional Development

What is Edmodo?

edmodoscreenshot (1)Edmodo is a micro-blogging site with the look and feel of Facebook, but is private and, in the education mode, is geared toward facilitating classes, assignments, calendars, discussions and more.  Edmodo has more than 6.5 million users (Trust, 2012), and it is used both to manage classes for teachers as well as a part of a Professional Learning Network (PLN) for individuals.  There are only 12 subject communities – forums for sharing ideas and resources – allowing for multiple answers to questions posed, as compared with Classroom 2.o and Educators PLN, nings where posts in discreet micro-communities often go unanswered (Trust, 2012).

Edmodo for Personal Learning Read the rest of this entry »

6 Komentar »

Jenis-Jenis Peralatan Kantor

imagesPeralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahum-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya.

Fungsi peralatan kearsipan antara lain: sebagai sarana penyimpanan arsip, sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan, serta sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.

Sebelum mempertimbangkan secara rinci berbagai macam tentang peralatan dan perlengkapan kearsipan, ada 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut.

1.        Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.

2.        Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet kebelakang.

3.        Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.

Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakan di bidang kearasipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan. Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip).

Macam-macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut.

1.        Filing Cabinet

cabFiling cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.

Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar.

Dalm laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, karena lebih kuat.

Read the rest of this entry »

31 Komentar »

Hidden Paradise 4: Alamere, Halmahera (Maluku Utara) & Tapanuli Tengah (Sumut)

Alamere adalah air terjun, turun dan mengalir langsung ke laut. Di dunia hanya ada beberapa air terjun yang  jatuh langsung ke laut, dua diantaranya ada di negara yang sangat kita cintai, yaitu Indonesia. Dua air terjun tersebut adalah:

1.  Air Terjun Kahatola, Halmahera – Maluku Utara

Slideshow ini membutuhkan JavaScript.

Mendengar nama Halmahera, apa yang anda ingat? sebuah tempat di Maluku Utara Yup, benar! Daerah ini ternyata menyimpan keindahan yang tersembunyi. Dahulu Halmahera dikenal dengan banyaknya kerajaan Islam yang berdiri di sana. Penduduk di Halmahera gemar berdagang terutama dalam bidang rempah-rempah. Air Terjun Kahatola berasal dari rembesan air hujan, lho. Tak heran jika Halmahera tumbuh sebagai kerajaan yang kaya raya. Halmahera tidak saja kaya dengan hasil bumi. Kekayaan alam Halmahera juga luar biasa. Dari tambang emas, nikel, hingga gas bumi, semua dimiliki. Keindahan alam Halmahera juga sangat luar bisa. Salah satunya adalah air terjun Kahatola di daerah Loloda yang airnya langsung menggerojok ke laut. Unik, kan! Konon, air terjun ini bukan berasal dari aliran sungai, tetapi dari rembesan air hujan dan embun yang terkumpul di sebuah cekungan di atas tebing, lalu jatuh sebagai air terjun.

2. Air Terjun Pulau Mursala, Tapanuli Tengah – Sumatera Utara

Slideshow ini membutuhkan JavaScript.

Pulau Mansalaar atau yang lebih dikenal dengan naman Pulau Mursala merupakan pulau terbesar yang dimiliki oleh Kabupaten Tapanuli Tengah dan sempat membuat produsen film Hollywood terpesona dengan keindahan alamnya untuk mengambil shooting film di pulau ini. Pulau seluas 8.000 hektar ini berjarak sekitar 22,5 km dari Kota Sibolga dan masuk di wilayah Kecamatan Tapian Nauli, Kabupaten Tapanuli Tengah, Propinsi Sumatera Utara. Pulau Mursala ini dikelilingi oleh hamparan pasir pusir yang indah. Selain itu, juga terdapat obyek wisata yang menjadi andalan di Pulau Mursala ini, yaitu Air Terjun Pulau Mursala. Read the rest of this entry »

Tinggalkan komentar »

Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana Administrasi Perkantoran

interiorkantor_office01Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana  adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Untuk lebih memudahkan membedakan keduanya, sarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan tanah. Sarana dan prasarana juga mempunyai arti dan
maksud yang sama dengan istilah perbekalan kantor. Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam penyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan sarana dan prasarana kantor.

1.1.1   Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana kantor Read the rest of this entry »

1 Komentar »

Kind of Business Letters

letter_writing

A. Kind of Business Letters (Macam-macam surat niaga dalam Bahasa Inggris)

  1. Inquiry Letters (Surat permintaan informasi)
  2. Offering/Sales Letters (Surat Penawaran)
  3. Ordering Letters (Surat Pesanan)
  4. Execution Letters (Surat Pengiriman pesanan)
  5. Complains Letters (Surat Pengaduan)
  6. Remittance Letters (Surat penyelesaian pembayaran)
  7. Adjustments Letters (Surat penyelesaian pengaduan)
  8. Collections Letters (Surat Penagihan) Read the rest of this entry »
Tinggalkan komentar »

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.