Daur Hidup Arsip Elektronik

folder1

A. TUJUAN ARSIP ELEKTRONIK 
 Tujuan dengan adanya kearsipan elektronik ini antara lain:

  1. Terciptanya pengelolaan dokumen yang baik
  2. Adanya penyimpanan salin fisik dokumen ke dalam media elektronik
  3. Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari bahaya yang tidak di inginkan seperti kebakaran, banjir, kehilangan dokumen, dan lain sebagainya.
  4. Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan secara elektronik.
  5. Mempercepat tujuan penemuan fisik dokumen
  6. Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya karena penggunanya semakin jarang menggunakan.

 B. ALAT DAN BAHAN YANG DIBUTUHKAN DALAM ARSIP ELEKTRONIK

  1. Media elektronik seperti Laptop dan komputer sebagai tempat menyimpan data.
  2. Camera digital sebagai wadah mengabadikan proses pengarsipan.
  3. Arsip berupa lembaran surat atau warkat yang akan di arsipkan.
  4. Dan media pendukung lainnya

C. DAUR HIDUP ARSIP

Tahap selanjutnya adalah manipulasi yaitu periode dimana arsip elektronik digunakan digunakan dalam proses administrasi, baik itu hanya dibuka kembali, dilakukan duplikasi, penggandaan, atau pengkopian, dilakukan editing dan penyimpanan kembali baik dengan nama yang sama atau dengan nama yang berbeda. Penyimpanan kembali dengan nama yang sama boleh jadi karena ditimpa dengan tidak sengaja yang berakibat hilangnya informasi dari data sebelumnya atau dengan kata lain hilangnya arsipelektronik.Daur hidup arsip elektronik dimulai dari penciptaan yaitu secara elektronik atau dari hasil proses alih media. Kemudian dilakukan penyimpanan dan diperlukan adanya sistem penemuan kembali baik secara manual maupun yang lebih baik adalah secara otomasi menggunakan aplikasi pemrograman.

Setelah tahap manipulasi arsip elektronik mengalami tahap distribusi yaitu periodedimana arsip elektronik mengalami perpindahan baik untuk tujuan perawatan maupun untuk penggandaan penggunaan. Perpindahan karena perawatan adalah denganmengganti media penyimpanan atau memperbaharui teknologi media simpan.

D. PARAMETER PEMILIHAN MEDIA SIMPAN

  • Longevity yaitu daya tahan media simpan ketika tidak digunakan atau ketika hanya untuk disimpan, batas waktu terbaik media simpan memiliki longevity yang baik adalah 10 (sepuluh) tahun, lebih dari itu bukan merupakan nilai lebih karena pasti sudah ada teknologi baru yang membuat media simpan tersebut ketinggalan jaman.Parameter untuk melakukan penilaian pemilihan media penyimpanan arsip elektronik statis adalah sebagai berikut:
  • Capacity yaitu kapasitas ruang yang dimiliki media simpan, semakin besar kapasitas yang dimiliki media simpan adalah semakin baik penilaian media simpan tersebut.
  • Viability yaitu kemampuan media simpan untuk mengenal kesalahan khususnya saat diapakai untuk melakukan penulisan.
  • Absolescence yaitu media simpan tidak ketinggalan jaman, jika masih ada di pasaran dalam jangka waktu tertentu maka media simpan tersebut adalah baik untuk digunakan, namun jika sebaliknya maka media simpan tersebut harus segera diganti dengan yang baru dengan melakukan migrasi isi informasi yang ada di dalamnya.
  • Cost yaitu biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan media simpan tersebut,  semakin murah tentu semakin baik. Ukuran murah dan tidak murah dapat dihitung dengan membandingkan kapasitas dan harganya, jika nilai perbandingan tersebut besar maka biaya media simpan adalah murah begitu juga sebaliknya jika perbandingan kapasitas dan harga bernilai kecil maka biayanya adalah mahal.
  • Susceptibility yaitu daya tahan media ketika digunakan yangbiasanya diukur dengan jam pakai, semakin tinggi jam pakai yang distandarkan pabrik maka media tersebut juga semakin baik. Untuk mengetahui parameter pemilihan media simpan, silakan pembaca membuka kembali artikel ’metode penyimpanan’ dari penulis yang sama.

E. SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

Penyimpanan arsip elektronik dilakukan dengan 3 (tiga) cara yaitu :

1. Online / terkoneksi

Penyimpanan secara online maksudnya adalah tempat simpan arsip elektronik sudah tidak membutuhkan interaksi manusia, yaitu jika arsip elektronik dibutuhkan untuk digunakan maka pengguna dapat langsung mengambilnya tanpa perlu adanya bantuan dari pihak lain. Cara penyimpanan seperti ini digunakan untuk tempat simpan arsip elektronik yang bersifat dinamis aktif yaitu arsip elektronik yang masih digunakan sebagai administrasi harian.

Media yang cocok untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip elektronik secara online adalah harddisk lokal komputer, harddisk komputer server, dan harddisk jaringan. Harddisk jaringan adalah tempat simpan dengan bentuk eksternal yang dilengkapi dengan koneksi jaringan dan selalu terhubung dalam jaringan.

2. Offline / terputus

Penyimpanan jenis kedua adalah secara offline maksudnya adalah tempat simpan arsip elektronik yang harus membutuhkan interaksi manusia, yaitu jika arsip elektronik dibutuhkan untuk digunakan maka pengguna tidak dapat langsung mengambilnya, tetapi memerlukan adanya bantuan dari pihak lain karena diperlukan adanya registrasi dan administrasi lainnya misalkan surat ijin dari pemilik arsip.

Cara penyimpanan seperti ini digunakan untuk tempat simpan arsip elektronik yang bersifat dinamis statis yaitu arsip elektronik yang disimpan secara permanen karena memiliki nilai informasi yang berguna untuk masa depan. Media yang cocok untuk digunakan sebagai tempat penyimpananarsip elektronik secara offline adalah Compact Disk (CD), Digital Versatile Disc (DVD),  dan Magnetic Tape.

CD adalah tempat simpan berbentuk piringan dengan lapisanpolikarbonat dimana jenis-jenis CD adalah CD-ROM (Read Only), CD-R (Readable),dan CD-RW (Rewriteable). CD-ROM adalah jenis CD yang sudah terisi data biasanya digunakan untuk distribusi, CD-R adalah jenis CD dengan data kosong yang bisa ditulisihanya 1 (satu) kali saja, sedangkan CD-RW adalah jenis CD dengan data yang masihkosong dapat ditulisi berulangkali. Begitu juga dengan DVD, terdiri dari tiga jenis DVD-ROM, DVD-R, dan DVD-RW atau sering juga dituliskan dengan DVD-RAM (Random Access Memory). CD berkapasitas sampai dengan 700 Mega Byte sedangkan DVD berkapasitas sampai dengan 9.4 Giga Byte. Sedangkan Magnetic Tape adalah perangkatmedia simpan berbentuk kaset yang didalamnya terdapat pita bermagnet, karenaberbentuk pita magnet maka perawatan media ini sangat merepotkan seperti keharusantidak boleh menyentuh permukaan pita yang bermagnet, setelah digunakan harusdikembalikan pada posisi awal (rewind), dan jika tidak pernah digunakan maka mediainia harus diputar secara cepat (forward maupun rewind) paling tidak sekali dalam 12(dua belas) bulan, karena jika tidak maka pita akan lengket satu sama lain.

3. Nearline / semi terkoneksi

Penyimpanan jenis ketiga adalah secara nearline maksudnya adalah tempat simpan arsipelektronik masih sedikit membutuhkan interaksi manusia, yaitu jika arsip elektronik dibutuhkan untuk digunakan maka pengguna tidak dapat langsung mengambilnya tetapi harus mengambil media simpan tersebut sendiri atau perlu sedikit adanya bantuan dari pihak lain namun tidak diperlukan adanya registrasi maupun administrasi, dengan kata lain bisa langsung diambil.

Cara penyimpanan seperti ini digunakan untuk tempat simpanarsip elektronik yang bersifat dinamis inaktif yaitu arsip elektronik yang masih digunakan sebagai administrasi harian namun frekuensi penggunaannya sudah berkurang, tidak ada batasan baku berapa frekuensi penggunaan arsip baru bisa dikatakan inaktif.

Media yang cocok untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip elektronik secara nearline adalah harddisk eksternal. Harddisk eksternal adalah seperti harddisk jaringan yaitu tempat simpan dengan bentuk eksternal namun tidak dilengkapi dengan koneksi jaringan sehingga tidak  terhubung dalam jaringan.

Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

  • Tempat penyimpanan arsip elektronik aktif yang paling baik adalah harddisk local sehingga dapat cepat ditemukan mengingat fungsinya yang masing digunakan dalam administrasi harian.
  • Tempat penyimpanan arsip elektronik inaktif yang paling baik adalah harddisk eksternal sehingga jika diperlukan dapat cepat diambil untuk digunakan.
  • Terakhir untuk menentukan tempat penyimpanan arsip elektronik statis yang paling baik harus dilakukan penilaian menggunakan beberapa parameter karena sifat arsip elektronik statis yang harus dirawat dan dilestarikan sedangkan teknologi media simpan terus berubah.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s