Kearsipan elektronik merupakan pengembangan dari kearsipan konvensional yang menggunakan sistem penyimpanan dengan menggunakan media komputer. Kearsipan elektronik ini arsip/warkat yang disimpan berupa file yang disimpan dalam kabinet virtual, map virtual. Map virtual ini berupa folder- folder yang di dalamnya berisi lembaran-lembaran arsip yang dikonversi ke dalam bentuk file gambar (*.bmp, jpg, dll) atau dokumen (*.doc, txt, dll).
Tabel 1. Perbedaan Komponen kearsipan Konvensional dan Elektronik
| Komponen | Kearsipan Konvensional | Kearsipan Elektronik |
| Map | Berupa map fisik untuk menyimpan lembaran arsip | Berupa map virtual atau folder untuk menyimpan file dokumen |
| Kabinet | Berupa rak atau lemari arsip yang dibuat secara fisik | Berupa cabinet virtual yang dibuat dengan database |
| Arsip | Lembaran-lembaran surat berupa hard copy | Lembaran-lembaran surat yang sudah ditransfer ke dalam file/teks |
Selanjutnya berikut adalah penjelasan tentang ketiga komponen dalam Sistem Kearsipan Elektronik yaitu kabinet virtual, map virtual dan lembar arsip yang berbentuk file.
a. Kabinet Virtual
Kabinet virtual ini merupakan database yang meniru bentuk dari kabinet nyata yang dipergunakan pada sistem kearsipan konvensional. Hanya bedanya jika di dalam kabinet nyata, kemampuan menampung map rsip adalah terbatas, tetapi jika pada kabinet maya ini kemampuan menampung datanya adalah tidak terbatas. Kemampuan fisik harddisk dalam menyimpan data digital disini menjadi batasan tertentu yang membedakan sistem konvensional dan elektronik. Atribut-atribut dalam kabinet virtual ini akan mencatat beberapa hal seperti berikut :
- Kode Kabinet : akan mencatat kode kabinet sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan.
- Nama Kabinet: digunakan untuk mencatat nama kabinet seperti misalnya “Surat masuk”, “Surat Keluar” dan sebagainya.
- Fungsi Kabinet : untuk mencatat keterangan fungsi kabinet.
- Lokasi : untuk mencatat lokasi kabinet.
- Dan hal lain yang diperlukan.
b. Map Virtual
Map virtual merupakan database yang atribut-atributnya seperti map yang sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional. Tetapi tidak seperti pada map konvensional yang memiliki kemampuan terbatas untuk menyimpan dokumen, map virtual ini memiliki kemampuan yang memiliki kemampuan tidak terbatas dalam menyimpan dokumen.
Beberapa atribut yang dicatat mengenai map virtual tersebut antara lain adalah sebagai berikut :
- Kode Map
- Nama Map
- Lokasi Map
- Keterangan
- Dan lain-lain
c. Lembar Arsip
Lembar arsip yang tersimpan di dalam map virtual, bisa berbentuk file dokumen atau gambar. File dokumen adakah file-file yang dibuat dari Microsoft Word, Excel, Power Point dan sebagainya. Sedangkan file gambar adalah file yang berupa gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap dari media yang lain.
Beberapa atribut yang dicatat di dalam databasenya antara lain adalah :
- Kode Arsip : akan mencatat kode arsip sesuai dengan aturan penulisan kode arsip dalam perusahaan.
- Nama Arsip : untuk mencatat nama yang menggambarkan isi detail dari arsip yang disimpan.
- Klasifikasi : digunakan untuk mencatat klasifikasi map seperti misalnya “Penawaran Khusus”, “Rahasia”, dan sebagainya.
- Tanggal Arsip : untuk mecatat tanggal arsip tersebut dibuat.
- Tanggal terima : mencatat tanggal arsip tersebut di terima.
- Pengirim : untuk mencata pengirim arsip.
- Penerima : untuk mencatat bagian yang menerima arsip (tujuan arsip).
- Gambar : untuk mencatat file arsip yang sudah di scanner jika ada.
- Lokasi File : untuk mencatat lokasi file di dalam harddisk.
- Lokasi Fisik : untuk mencatat lokasi hard copy arsip tersebut.(Sularso Mulyono, 2012:87-90)
kalo kita klik kanan folder di komputer dan klik “properties” muncul pilihan general, sharing, security, previous version, kalo dikearsipan, itu apa sih mbak?