Kearsipan Elektronik Berbasis TIK

Kearsipan elektronik merupakan pengembangan dari   kearsipan konvensional      yang   menggunakan sistem   penyimpanan dengan menggunakan media komputer. Kearsipan elektronik ini arsip/warkat yang disimpan berupa file yang disimpan dalam kabinet virtual, map virtual. Map virtual ini berupa folder- folder yang di dalamnya   berisi  lembaran-lembaran      arsip  yang  dikonversi    ke dalam bentuk file gambar (*.bmp, jpg, dll) atau dokumen (*.doc, txt, dll).

Tabel 1. Perbedaan Komponen kearsipan Konvensional dan Elektronik

Komponen	Kearsipan Konvensional	Kearsipan Elektronik
Map	Berupa map fisik untuk menyimpan lembaran arsip	Berupa map virtual atau folder untuk menyimpan file dokumen
Kabinet	Berupa rak atau lemari  arsip yang dibuat secara fisik	Berupa cabinet virtual yang dibuat dengan database
Arsip	Lembaran-lembaran surat berupa hard copy	Lembaran-lembaran surat yang sudah ditransfer ke dalam file/teks

Selanjutnya berikut adalah penjelasan tentang ketiga komponen dalam Sistem   Kearsipan   Elektronik   yaitu   kabinet   virtual,   map   virtual   dan   lembar arsip yang berbentuk file.

a. Kabinet Virtual

Kabinet   virtual   ini   merupakan   database   yang   meniru   bentuk   dari kabinet     nyata  yang   dipergunakan      pada   sistem   kearsipan   konvensional. Hanya bedanya jika di dalam kabinet nyata, kemampuan menampung map rsip   adalah   terbatas,   tetapi  jika  pada   kabinet    maya    ini  kemampuan  menampung        datanya    adalah   tidak  terbatas.  Kemampuan        fisik harddisk  dalam     menyimpan       data   digital  disini  menjadi     batasan   tertentu   yang membedakan sistem konvensional dan elektronik.  Atribut-atribut   dalam   kabinet   virtual   ini   akan   mencatat   beberapa hal seperti berikut :

1. Kode     Kabinet   :  akan   mencatat    kode   kabinet   sesuai  dengan    aturan penulisan kode dalam perusahaan.
2. Nama      Kabinet:   digunakan      untuk    mencatat    nama    kabinet    seperti misalnya “Surat masuk”, “Surat Keluar” dan sebagainya.
3. Fungsi Kabinet : untuk mencatat keterangan fungsi kabinet.
4. Lokasi : untuk mencatat lokasi kabinet.
5. Dan hal lain yang diperlukan.

b. Map Virtual

Map virtual merupakan     database    yang   atribut-atributnya    seperti map    yang    sesungguhnya      dalam    sistem   kearsipan   konvensional.     Tetapi tidak   seperti pada   map konvensional  yang   memiliki kemampuan terbatas untuk   menyimpan   dokumen,   map   virtual   ini   memiliki   kemampuan   yang memiliki kemampuan tidak terbatas dalam menyimpan dokumen.

Beberapa atribut yang dicatat mengenai map virtual tersebut antara lain adalah sebagai berikut :

1. Kode Map
2. Nama   Map
3. Lokasi Map
4. Keterangan
5. Dan lain-lain

c. Lembar Arsip

Lembar arsip yang tersimpan di dalam map virtual, bisa berbentuk file dokumen atau gambar. File dokumen adakah file-file yang dibuat dari Microsoft    Word,    Excel,   Power   Point  dan   sebagainya.    Sedangkan     file gambar adalah file yang berupa gambar sebagai hasil scanner atau import  bitmap dari media yang lain.

Beberapa atribut yang dicatat di dalam databasenya antara lain adalah :

1. Kode     Arsip   : akan    mencatat    kode    arsip  sesuai   dengan    aturan penulisan kode arsip dalam perusahaan.
2. Nama   Arsip   :   untuk   mencatat   nama   yang   menggambarkan   isi  detail dari arsip yang disimpan.
3. Klasifikasi    : digunakan      untuk   mencatat    klasifikasi   map   seperti misalnya “Penawaran Khusus”, “Rahasia”, dan sebagainya.
4. Tanggal Arsip : untuk mecatat tanggal arsip tersebut dibuat.
5. Tanggal terima : mencatat tanggal arsip tersebut di terima.
6. Pengirim : untuk mencata pengirim arsip.
7. Penerima      :  untuk  mencatat    bagian   yang   menerima     arsip  (tujuan arsip).
8. Gambar : untuk mencatat file arsip yang sudah di scanner jika ada.
9. Lokasi File : untuk mencatat lokasi file di dalam harddisk.
10. Lokasi Fisik : untuk mencatat lokasi hard copy arsip tersebut.(Sularso Mulyono, 2012:87-90)

Iklan