JRA (Jadwal Retensi Arsip)

1. a.      JADWAL RETENSI ARSIP

Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap berkas.

Untuk menjaga obyektivitas dalam menentukan nilai guna tersebut, jadwal retensi arsip disusun oleh suatu panitia dan yang terdiri dari pejabat yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi, dan kegiatan instansinya masing-masing.

Rancangan jadwal retensi arsip yang merupakan hasil kerja panitia tersebut perlu mendapatkan persetujuan dari arsip nasional terlebih dahulu sebelum ditetapkan olen pimpinan lembaga negara yang bersangkutan sebagai jadwal retensi arsip yang berlaku untuk lingkungan organisasinya. Untuk jadwal retensi arsip pemerintah daerah perlu terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari menteri dalam negeri.

b.      PEMELIHARAAN ISI DAN FISIK

1)      Perlindungan arsip

1.1.   Tujuan Perlindungan arsip

Perlindungan arsip dimaksudkan sebagai upaya untuk menyelamatkan arsip baik tentang isi maupun fisiknya. Secara nasional arsip mempunyai nilai dan arti penting karena merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kehidupan bangsa Indonesia.

Sehingga dalam rangka usaha menyelamatkan bahan bukti per tanggungjawaban nasional serta untuk meningkatkan dayaguna dan tepat guna administrasi aparatur negara telah ditetapkan dalam UU no. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Dalam UU itu mengatur lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan pusat dan daerah wajib mengatur, menyimpan, memelihara, dan menyelamatkan arsip dinamis dan wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip nasional.

1.2.   Cara perlindungan arsip

Pada pokoknya upaya menyelamatkan arsip baik tentang isi maupun fisiknya harus dilaksanakan di seluruh kegiatan kearsipan mulai dari penyimpanan, pengamanan, pemeliharaan, perawatan, pemindahan, pemusnahan, sampai penyerahan arsip statis ke arsip nasional.Cara perlindungan arsip dalam kegiatan penyimpanan antara lain:

•  Dibuatkan buku petunjuk tentang pengurusan arsip yang terinci dengan sistem penyimpanan dan tata kerja yang tepat dan efisien serta selalu diadakan penyempurnaan.
• Pengendalian surat yang cermat terutaman untuk surat-surat penting
• Disediakan perlengkapan seperti daftar klasifikasi, kartu-kartu, guide, folder, dan filling cabinet yang cukup memadai.
• Penempatan arsip yang rapi, tertib, dan menjamin pelayanan yang cepat.
• Petugas kearsipan yang memenuhi persyaratan yang dibutuhkan.

1. Cara perlindungan arsip dalam kegiatan pengamanan, antara lain:

1)      Penyediaan ruangan yang aman dari pencurian, kebakaran, banjir, dll

2)      Petugas arsip yang loyal dan dapat menyimpan rahasia

3)      Peminjaman arsip harus selektif, tidak semua pegawai dapat meminjamnya

Cara perlindungan arsip dalam kegiatan pemeliharaan antara lain:

1)        Almari, rak, filling cabinet, hendaknya yang anti karat dan tahan lama.

2)        Ruangan bebas polusi udara, tidak lembab, tidak terkena sinar matahari langsung ke arsip, terhindar dari listrik dan Ac yang dihidupkan terus menerus

3)        Penggunaan bahan arsip yang bermutu tinggi

4)        Tersedianya peralatan untuk pemeliharaan yang cukup

5)        Penggunaan laminas dan microfilm

Cara perlindungan arsip dalam kegiatan penyusutan atau pemindahan, antara lain:

1)      Pembentukan panitia penyusutan/penilaian arsip

2)      Tersedianya jadwal retensi sesuai dengan nilai guna tiap jenis arsip

3)      Tersedianyan formulir survey arsip, daftar ikhtisar arsip, dan daftar pertelaan sementara

Cara perlindungan arsip dalam kegiatan pemusnahan dan penyerahan arsip, antara lain:

1)        Pemusnahan harus sepengetahuan pimpinan dan memperhatikan pertimbangan BPK, BAKN, dan Arsip Nasional

2)        Dibuatkan daftar pertelaan arsip dan berita acaranya

3)        Disaksikan oleh pejabat bidang hukumdan/atau pengawas

2)      Memelihara Arsip

Memelihara arsip dan perawatan arsip dimaksudkan untuk melindungi, mengatasi, dan mengambil langkah-langkah untuk menyelamatkan arsip dan informasinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan.

Adapun tata cara pemeliharaan arsip adalah sebagai berikut:

1. Ruangan arsip hendaknya terpisah dengan ruangan kerja lainnya untuk efisien dalam kelancaran pekerjaan umumnya.
2. Hindari adanya kelembaban, untuk menjaga agar arsip itu aman dan tidak rusak.
3. Penggunaan rak yang memadai, sehingga semua arsip akan tersimpan dengan teratur dan rapi.

c.         PENILAIAN ARSIP

Pada suatu saat kegunaan warkat dapat berakhir, warkat-warkat yang semacam itu dianggap sudah tidak lagi mempunyai nilai untuk disimpan. Penilaian arsip penting untuk menentukan dasar kebijakan dalam melaksanakan penyusutan dan penghapusan arsip. Ukuran bernilai atau tidaknya suatu arsip dapat dinyatakan dengan patokan angka pemakaian. Angka pemakaian adalah prosentase dari perbandigan antara jumlah permintaan surat-surat yang diperlukan dengan jumlah surat-surat dalam arsip.

Jumlah permintaan surat

Angka Pemakaian =       Jumlah surat dalam arsip          X 100%

Suatu arsip misalnya terdiri atas 1000 surat, selama jangka waktu tertentu ada permintaan untuk mengambil kembali 100 surat, maka perhitungan angka pemakaiannya:

100

1000          X 100%           = 10%

                         Suatu arsip dikatakan baik apabila:

1. Prosentase angka pemakaian arsip masih tinggi (minimum 15%)
2. Warkat-warkat yang disimpan dalam arsip masih mempunyai manfaat (bernilai)
3. Masih aktif membantu berjalannya organisasi

1. d.        PEMINDAHAN ARSIP

Pemindahan arsip aktif ke arsip inaktif dapat ditinjau dari 2 sudut, yaitu:

Pelaksanaan pemindahan dilihat dari segi waktu:

1.1.         Pemindahan secara bertahap

1.1.1.      Satu kali dalam waktu tertentu, arsip dialihkan ke unit kearsipan pada waktu yang telah ditentukan.

1.1.2.      Dua kali dalam jangka waktu tertentu, Tahap pertama: arsip inaktif dipisahkan dari arsip aktif akan tetapi masih ditempatkan dalam ruang kerja pengolah. Tahap kedua: pada saat yang telah ditentukan arsip inaktif tersebut dipindahkan ke unit kearsipan .

1.1.3.      Atas dasar waktu minimum-maksimum, Pada waktu yang telah ditentukan arsip akan dipindahkan (minimum 6 bulan, maksimum 1 tahun)

Pelaksanaan pemindahan dilihat dari caranya, yaitu:

1.1.1.      Unit pengolah menyerahkan arsip inaktif beserta kartu kendali merah kepada unit kearsipan. Oleh unit kearsipan kemudian akan dicocokan dengan kartu kendali biru/kuning. Setelah cocok kemudian kartu kendali biru/kuning diserahkan kepada unit pengolah

1.1.2.      Selanjutnya kartu kendali merah akan diserahkan kepada pencatatan untuk dicocokkan dengan kartu kendali putih. Apabila cocok kartu kendali putih akan deiserahkan pada tim penilai.

e.       PENYUSUTAN ARSIP

Adalah kegiatan pengurangan arsip melalui:

1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan intern organisasi
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku
3. Menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan ke Arsip Nasional RI

Adapun cara penyusutan dapat dilakukan dengan cara:

1. Pemeriksaan atau pemindahan
2. Pemusnahan
3.  Penyerahan