Peralatan Kearsipan

Posted on Updated on

Salam jumpa lagi dalam tulisan tentang arsip. Dalam kesempatan ini saya akan postingkan beberapa contoh peralatan kearsipan. Berikut penjelasan secara teori dan gambarnya:

lateral filing cabinet

filing cabinet

1. FILING CABINET Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet. Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip. Drawer type filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi

lemari arsip
lemari arsip

2. Lemari Arsip Lemari arsip ini berbentuk, seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat

folder
folder

3. Folder Adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak. Biasanya ditempatkan di belakang guide. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat.

4. Guide card (tanda batas/sekat penunjuk) Adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder yang ada di belakangnya. Guide dibedakan menjadi dua, yaitu guide besardan guide kecil.

guide
guide

Ada 3 (tiga) kegunaan dari Guide Card, yaitu: Penunjuk untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Pembatas antara folder yang satu dengan folder lainnya atau sebagai sekat pemisah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip lainnya. Sebagai penyangga folder agar tertib dan teratur pada tempat penyimpanannya. Ada 2 macam guide card yang dipakai oleh bebe­rapa perusahaan, yaitu: Guide besar Guide ini mempunyai ukuran 36 x 25 cm dan digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dalam folder folio.  Guide kecil

guide kecil

Guide ini mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm.

5. Map Adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat. Ada empat macam map, yaitu brief twine); stof map, snelhechter, hanging map (map gantung).

brief ordner
stopmap/stofmap
map gantung

Jenis-Jenis Map Brief ordner yaitu map besar terbuat dari karton tebal yang di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak. Stopmap yaitu berkas lipatan berdaun yang ter­buat dari kertas tebal atau plastik. Snellhechter yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang di dalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam. Hanging map (map gantung) yaitu map tanpa je­pitan yang digantung pada gawang filing cabinet.

rak sortir

6. Rak Sortir Adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing­masing Fungsi : digunakan untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masin

kartu indeks

7. Kartu Indeks Adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan.

8. PORTEPEL a/ sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm dimana penutupnya menggunakan tali untuk mengikat Fungsi : untuk memasukkan suatu arsip atau warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu tempat yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut.

Ada satu tambahan lagi mengenai peralatan kearsipan, karena ini tak kalah penting. Hubungannya adalah dengan masalah penyusutan arsip. Idealnya setiap kantor mempunyai alat ini untuk menghindari arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi jatuh ke orang yang tak bertanggung jawab dan disalahgunakan. Alat tersebut adalah:

9. Mesin Penghancur Kertas/Paper Shredder

paper shredder
usb-paper-shredder
mesin penghancur dokumen
Iklan

33 thoughts on “Peralatan Kearsipan

    fha said:
    24 Mei 2010 pukul 9:19 PM

    Makasih Bu dian….

    jey said:
    29 Juli 2010 pukul 9:16 PM

    thanks bgt atas infonya….

    Lyla said:
    26 Agustus 2010 pukul 11:08 AM

    mKAsihH bu diaN….

    Nhovieyanti said:
    26 Agustus 2010 pukul 11:09 AM

    Terimakasi Bu.Dian…………………..

    diahp2ji said:
    26 Agustus 2010 pukul 11:16 AM

    makasih bu atas informasi nya atas kearsipan yang di beri ini diah puji kls 3 APK

    Zheze said:
    19 September 2010 pukul 7:22 PM

    Makkkasihhhhh bgt tgas sya kbantu berkat infromasinya 🙂

    mustika said:
    16 Mei 2011 pukul 7:50 PM

    TERIMAKASIH BGT MBAAK!MEMBANTU TGS SY!

    Mengelola Sistem Kearsipan « endangsuciharti said:
    24 Juli 2011 pukul 3:19 PM

    […] Peralatan Kearsipan […]

    putri said:
    28 Juli 2011 pukul 2:32 PM

    makasih bu dian telah mau berbagi informasi sehingga tugas sekolah saya dapat selesai

      putri said:
      28 Juli 2011 pukul 2:45 PM

      thaks infonya bu dian

    iren said:
    4 November 2011 pukul 11:08 AM

    terimakasih atas informasinya tambah lagi ya jangan monoton !

    iltsa said:
    25 November 2011 pukul 10:30 AM

    cara

    cara megelolah arsip itu gmna?

      ietha dhewi said:
      6 Desember 2011 pukul 12:30 PM

      penyimpanan arsip bisa di lakukan melalui abjad,nomor arsip dsb.

    hejari said:
    1 Desember 2011 pukul 4:34 PM

    mantobs

    ietha dhewi said:
    6 Desember 2011 pukul 12:28 PM

    apakah penyimpanan arsip harus sesuai dg petunjuknya

    dorman said:
    9 Desember 2011 pukul 3:22 PM

    makasih ya..

    irawaty said:
    21 Februari 2012 pukul 3:02 PM

    terima kasih atas infoya

      dian4nggraeni responded:
      29 Februari 2012 pukul 11:11 AM

      t.q.

    Nelly R. Siregar said:
    9 Agustus 2012 pukul 9:37 AM

    hai2 kak Dian, thx buat sharing informasinya, menambah pengetahuan ttg pengarsipan….nanya ni kak, bagaimana dengan jangka waktu penyimpanan arsip?berdasarkan apakah arsip dimusnahkan?thx gaban b4…Nelly

    jasmien said:
    22 Agustus 2012 pukul 12:18 PM

    terimakasih atasilmu yg d tuang untuk sluruh dunia..
    sangat membantu pkerjaan office dulu sampai skrang

    lena said:
    14 September 2012 pukul 9:33 AM

    apa contoh dari arsip lateral

      dian4nggraeni responded:
      16 Januari 2013 pukul 7:57 PM

      Arsip lateral adalah dokumen yang tercipta karena dicetak, ditulis, digambar, dan/direkam, contoh: buku, majalah, koran, pita kaset, film, dan lain-lain. Titik berat Arsip lateral adalah informasi yang terdapat pada benda. Arsip lateral/literer dibahas secara khusus dalam bidang ilmu dokumen dan perpustakaan. Semoga jelas….

    Samsuni said:
    16 Oktober 2012 pukul 1:53 PM

    mkcih ats infonya

    dita said:
    15 Januari 2013 pukul 2:17 PM

    sy mau memesan sesuatu

      dian4nggraeni responded:
      15 Januari 2013 pukul 3:53 PM

      pesan apa??

    hairul said:
    4 Agustus 2013 pukul 10:15 PM

    Terima kasih Mba Dian atas materinya ya…..

    nur said:
    15 Desember 2013 pukul 9:46 AM

    terimakasih banyakkk,… 🙂

      dian4nggraeni responded:
      17 Desember 2013 pukul 8:53 AM

      sama2

    nana said:
    2 Maret 2014 pukul 9:16 AM

    mohon info untuk harga mesin penghancur kertas

    […] PPT File Name: Peralatan kearsipan – dian’s blog | blog for everything Source: dian4nggraeni.wordpress.com » DOWNLOAD « […]

    […] PPT File Name: Peralatan kearsipan – dian’s blog | blog for everything Source: dian4nggraeni.wordpress.com » DOWNLOAD « […]

    Utsman said:
    16 September 2014 pukul 2:35 PM

    Salam.. Mba dian terima kasih informasinya sangat membantu, saya mau beli peralatan kearsipan tersebut, seperti folder, guide kecil, dll.. Dmn ya saya bisa mendapatkannya, mohon informasinya.. Trims..

      dian4nggraeni responded:
      16 September 2014 pukul 10:06 PM

      setahu saya ya di toko khusus atk.., klu di kota malang ada di royal atk..

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s