Dian's Blog

Blog for everything and everyone!

Filing Sistem Geografis / Wilayah

Filing Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.

butterfly_paintings.jpgBerdasarkan dengan kebutuhan sistem geografis dapat dikelola menurut 3 (tiga) tingkatanm yaitu menurut nama negara, nama pembagian wilayah administrasi negara, dan nama pembagian wilayah administrasi khusus.

Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.

Read the rest of this entry »

Tinggalkan komentar »

Sebuah akar dari Kearsipan…

Pengertian beberapa istilah yang berkaitan dengan Kearsipan

akar1. Foto merupakan hasil dari suatu kegiatan yang dilakukan oleh organisasi atau individu yang dapat menjadi bukti dan mempunyai nilai guna dokumentasi yang mengandung arti informasi.
2. Filling Cabinet merupakan tempat untuk menyimpan arsip yang disusun secara vertikal dengan menggunakan lembar guide dan map gantung (Hang Map).Merupakan jenis sarana pengarsipan yang sering digunakan karena daya tampung yang cukup besar, walaupun bersifat statis.
3. Video merupakan hasil dari suatu kegiatan yang dilakukan oleh organisasi atau individu yang dapat menjadi bukti dan mempunyai nilai guna dokumentasi yang mengandung arti informasi dalam bentuk rekaman film.
4. Map adalah lipatan yang terbuat dari karton/ kertas tebal atau plastic yang digunakan untuk menyimpan arsip/ surat-surat.
5. Kartu kendali adalah selembar kertas berukuran10x15 cm yang berisikan data-data suatu surat, seperti indeks, isi ringkasan surat, lampiran, dari, kepada, tanggal surat, nomor surat, pengolah, paraf, tanggal terima, nomor urut, surat masuk, surat keluar,kode dan catatan.
6. Arsip statis adalah arsip yang tidak digunakan lagi secara langsung untuk menunjang kegiatan sehari-hari.
7. Kartografi adalah ilmu yang mempelajari peta atau globe.
8. Undang-undang adalah suatu peraturan yang mengatur tentang berbagai hal yang ada di Indonesia termasuk dalam hal kearsipan.
9. ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintahan non kementrian yang melaksanakan tugas negara dibidang kearsipan yang berkedudukan di ibu kota negara.
10. Kertas merupakan bahan arsip yang banyak digunakan.

Read the rest of this entry »

Tinggalkan komentar »

DOKUMEN & PERPUSTAKAAN

BAB III

JENIS PERPUSTAKAAN

 

~microfilm-bielsSemua jenis perpustakaan merupakan bagian dari sistem pendidikan dan informasi masyarakat. Dengan adanya berbagai jenis masyarakat yang harus dilayani oleh perpustakaan, serta sejarah, tujuan, anggota, organisasi, dan kegiatan yang berlainan maka timbullah berbagai jenis perpustakaan. Faktor-faktor yang mempengaruhi timbulnya berbagai jenis perpustakaan antara lain :

  • Munculnya berbagai jenis media informasi, seperti media tercetak ( buku, majalah, laporan,surat kabar) dan media elektronik (film, foto, mikrofilm, video)
  • Adanya keperluan informasi yang dibutuhkan berbagai jenis/kelompok pembaca
  • Adanya berbagai spesialisasi subyek
  • Adanya ledakan informasi

Selain berbagai faktor tersebut ada juga beberapa aspek yang mempengaruhi munculnya berbagai jenis perpustakaan, antara lain : Read the rest of this entry »

Tinggalkan komentar »

DOKUMEN & PERPUSTAKAAN

BAB I

DEFINISI PERPUSTAKAAN

 

perpustakaanJika kita mendengar kata perpustakaan pasti pemahaman kita tertuju pada sebuah ruangan dengan buku-buku yang tertata di rak. Saya yakin pemahaman sebagian masyarakat juga demikian. Selama ini perpustakaan identik dengan sebuah gedung atau ruang, tumpukan  buku, dan petugas perpustakaan yang galak dan jarang tersenyum. Pemahaman itu memang tidak sepenuhnya salah. Namun pengertian perpustakaan saat ini tidak sesederhana itu. Akan tetapi lebih luas lagi dikaitkan dengan kegiatan didalam setiap jenis perpustakaan.

 

Perpustakaan berasal dari kata pustaka, yang berarti kitab atau buku. Setelah ditambah awalanper dan akhiran an menjadi perpustakaan yang artinya kumpulan buku-buku yang kini dikenal sebagai koleksi bahan pustaka. Dalam bahasa Inggris dikenal sebagai istilah Library yang berasal dari bahasa latin, yaitu liber atau libri yang artinya buku. Dalam Bahasa Belanda disebut bibliothek, Jerman dengan bibliothek, Perancis disebut  bibliotheque, Spanyol dan Portugis dikenal dengan bibliotheca.

Read the rest of this entry »

2 Komentar »

SISTEM KEARSIPAN

A. PENGERTIAN ARSIP

Reuters Pic3Arsip adalah suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan, masyarakat, atau bangsa.

Kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinas maupun arsip pribadi, dari mulai penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya.

Suatu catatan dikatakan arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

1. Mempunyai arti

2. Masih mempunyai kegunaan

3. Disimpan dengan teratur.

Pengertian arsip menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 bab 1 pasal 1 bahwa yang dimaksud dengan arsip yaitu :

1. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Sedangkan pengertian arsip menurut para ahli : Read the rest of this entry »

Tinggalkan komentar »

ASPEK TEORITIS DAN LEGALITAS ALIH MEDIA ELEKTRONIK ATAU DIGITALISASI

A. TUJUAN MANAJEMEN ARSIP

teknologi-informasiDalam manajemen arsip statis (Archives Management) terdapat tahapan-tahapan kegiatan yang meliputi kegiatan acquisition and records appraisal, description, preservation, informatin services, dan sources publication. Secara ringkas Ricks memandang Archives Management sebagai “establishes control procedures to preserve history and provide the vehicle for using history in a beneficial way in business environment” (Ricks, 1993: 306). Manajemen arsip statis atau sering disebut program arsip statis, apapun bentuk institusi yang menyelenggarakan program tersebut, mempunyai tujuan yang sama yakni menata, merawat dan memelihara arsip-arsip statis untuk dapat ditemukan kembali dan memberikan layanan informasi pada para pengguna.

Seiring dengan perkembangan Teknologi Informasi dan komputer (TIK), kemudian diperkenalkan pendekatan baru yakni Preservation Pyramid yang terdiri dari empat komponen. Pendekatan ‘Piramida Preservasi’ ini diperkenalkan oleh Arsip Nasional Belanda yang kemudian banyak diadopsi oleh lembaga-lembaga kearsipan di dunia.

Adapun empat komponen ‘Piramida Preservasi’ adalah sebagai berikut: Read the rest of this entry »

1 Komentar »

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

your-data-your-wayPengertian Data

Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berwujud suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep.

1.      Macam – macam type data

  • Type data integer/oridinal
  • Type data boolean
  • Type data flowating point/real
  • Type data enumerated
  • Type data string & carakter Read the rest of this entry »
Tinggalkan komentar »

Jenis-Jenis Peralatan Kantor

imagesPeralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahum-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya.

Fungsi peralatan kearsipan antara lain: sebagai sarana penyimpanan arsip, sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan, serta sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.

Sebelum mempertimbangkan secara rinci berbagai macam tentang peralatan dan perlengkapan kearsipan, ada 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut.

1.        Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.

2.        Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet kebelakang.

3.        Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.

Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakan di bidang kearasipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan. Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip).

Macam-macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut.

1.        Filing Cabinet

cabFiling cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.

Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar.

Dalm laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, karena lebih kuat.

Read the rest of this entry »

30 Komentar »

Arsip dan Kearsipan

A. Pengetahuan Dasar Kearsipan

archiveSering kita melihat antrian di loket kantor pajak, kantor walikota, kantor pos dan tempat-tempat lain. Kegiatan pelayanan kepada masyarakat memerlukan dukungan data dan informasi arsip. Pelayanan tersebut dapat kita kategorikan sebagai jenis pelayanan ekstern. Jenis pelayanan lain yang memerlukan dukungan data dan informasi dari arsip adalah pelayanan intern, yaitu penggunaan data dan informasi untuk keperluan pekerjaan intern kantor. Baik masyarakat maupun para pekerja menginginkan mendapatkan dan memberikan pelayanan dengan cepat dan tepat, maka diperlukan penataan dan penyimpanan data dan informasi pada arsip kartu, formulir dan sebagainya dapat dilakukan secara manual atau dengan peralataan yang lebih canggih seperti komputer misalnya. Yang penting adalah memperoleh data dan informasi yang diperlukan ditemukan dengan cepat dan tepat.

B. Pengertian Arsip dan Kearsipan

1. Pengertian Arsip

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.

Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan. Read the rest of this entry »

8 Komentar »

Penemuan Kembali Arsip

arsip2(www.surabaya_.go_.id)_

Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan nampak dengan jelas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan mudah pula dikembalikan ke tempat semula. Karena, penemuan atau pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip, karena akan dipergunakan dalam proses penyelengaraan administrasi. Menemukan kembali, juga berarti memastikan dimana suatu arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa arsip itu berada, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya.

Menemukan kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi juga menemukan informasi yang terkandung didalamnya. Oleh karena itu, penemuan kembali ini sangat berhubungan dengankeakuratan sistem pemberkasan atau penyimpanannya.

Kegiatan penemuan kembali merupakan barometer efisiensinya penyajian informasi kearsipan. Siklus penemuan kembali arsip yang dibetuhkan (retrieval/finding cyclus), dan siklus penempatankembali (filing cyclus) merupakan prosedur yang memerlukan penanganan tersendiri. Read the rest of this entry »

Tinggalkan komentar »

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.