Semua tulisan dari dian4nggraeni

Blog for everything and everyone..

Jenis-Jenis Peralatan Kantor

imagesPeralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahum-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya.

Fungsi peralatan kearsipan antara lain: sebagai sarana penyimpanan arsip, sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan, serta sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.

Sebelum mempertimbangkan secara rinci berbagai macam tentang peralatan dan perlengkapan kearsipan, ada 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut.

1.        Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.

2.        Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet kebelakang.

3.        Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.

Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakan di bidang kearasipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan. Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip).

Macam-macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut.

1.        Filing Cabinet

cabFiling cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.

Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar.

Dalm laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, karena lebih kuat.

Baca lebih lanjut

Hidden Paradise 4: Alamere, Halmahera (Maluku Utara) & Tapanuli Tengah (Sumut)

Alamere adalah air terjun, turun dan mengalir langsung ke laut. Di dunia hanya ada beberapa air terjun yang  jatuh langsung ke laut, dua diantaranya ada di negara yang sangat kita cintai, yaitu Indonesia. Dua air terjun tersebut adalah:

1.  Air Terjun Kahatola, Halmahera – Maluku Utara

This slideshow requires JavaScript.

Mendengar nama Halmahera, apa yang anda ingat? sebuah tempat di Maluku Utara Yup, benar! Daerah ini ternyata menyimpan keindahan yang tersembunyi. Dahulu Halmahera dikenal dengan banyaknya kerajaan Islam yang berdiri di sana. Penduduk di Halmahera gemar berdagang terutama dalam bidang rempah-rempah. Air Terjun Kahatola berasal dari rembesan air hujan, lho. Tak heran jika Halmahera tumbuh sebagai kerajaan yang kaya raya. Halmahera tidak saja kaya dengan hasil bumi. Kekayaan alam Halmahera juga luar biasa. Dari tambang emas, nikel, hingga gas bumi, semua dimiliki. Keindahan alam Halmahera juga sangat luar bisa. Salah satunya adalah air terjun Kahatola di daerah Loloda yang airnya langsung menggerojok ke laut. Unik, kan! Konon, air terjun ini bukan berasal dari aliran sungai, tetapi dari rembesan air hujan dan embun yang terkumpul di sebuah cekungan di atas tebing, lalu jatuh sebagai air terjun.

2. Air Terjun Pulau Mursala, Tapanuli Tengah – Sumatera Utara

This slideshow requires JavaScript.

Pulau Mansalaar atau yang lebih dikenal dengan naman Pulau Mursala merupakan pulau terbesar yang dimiliki oleh Kabupaten Tapanuli Tengah dan sempat membuat produsen film Hollywood terpesona dengan keindahan alamnya untuk mengambil shooting film di pulau ini. Pulau seluas 8.000 hektar ini berjarak sekitar 22,5 km dari Kota Sibolga dan masuk di wilayah Kecamatan Tapian Nauli, Kabupaten Tapanuli Tengah, Propinsi Sumatera Utara. Pulau Mursala ini dikelilingi oleh hamparan pasir pusir yang indah. Selain itu, juga terdapat obyek wisata yang menjadi andalan di Pulau Mursala ini, yaitu Air Terjun Pulau Mursala. Baca lebih lanjut

Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana Administrasi Perkantoran

interiorkantor_office01Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana  adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Untuk lebih memudahkan membedakan keduanya, sarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan tanah. Sarana dan prasarana juga mempunyai arti dan
maksud yang sama dengan istilah perbekalan kantor. Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam penyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan sarana dan prasarana kantor.

1.1.1   Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana kantor Baca lebih lanjut

Kind of Business Letters

letter_writing

A. Kind of Business Letters (Macam-macam surat niaga dalam Bahasa Inggris)

  1. Inquiry Letters (Surat permintaan informasi)
  2. Offering/Sales Letters (Surat Penawaran)
  3. Ordering Letters (Surat Pesanan)
  4. Execution Letters (Surat Pengiriman pesanan)
  5. Complains Letters (Surat Pengaduan)
  6. Remittance Letters (Surat penyelesaian pembayaran)
  7. Adjustments Letters (Surat penyelesaian pengaduan)
  8. Collections Letters (Surat Penagihan) Baca lebih lanjut

Hidden Paradise 3 – G land, Plengkung Banyuwangi

This slideshow requires JavaScript.

Pantai Plengkung, Jawa Timur 

Jangan mengaku peselancar sejati jika belum mencicipi ombak Pantai Plengkung di Banyuwangi, Jawa Timur. Pantai yang dijuluki sebagai G-Land, The Seven Giant Waves Wonder ini berada di Taman Nasional Alas Purwo.

Terjangan ombak Plengkung sudah terkenal hingga dunia internasional. Seperti yang detikTravel intip dari situs resmi Pariwisata Indonesia, Pantai Plengkung menjadi pantai dengan ombak terbaik dan terpanjang di dunia. Sebagai primadona di mata peselancar seluruh dunia, G-Land memiliki tinggi ombak sekitar 4 sampai 6 meter dan panjang mencapai 2 km.  Baca lebih lanjut

Arsip dan Kearsipan

A. Pengetahuan Dasar Kearsipan

archiveSering kita melihat antrian di loket kantor pajak, kantor walikota, kantor pos dan tempat-tempat lain. Kegiatan pelayanan kepada masyarakat memerlukan dukungan data dan informasi arsip. Pelayanan tersebut dapat kita kategorikan sebagai jenis pelayanan ekstern. Jenis pelayanan lain yang memerlukan dukungan data dan informasi dari arsip adalah pelayanan intern, yaitu penggunaan data dan informasi untuk keperluan pekerjaan intern kantor. Baik masyarakat maupun para pekerja menginginkan mendapatkan dan memberikan pelayanan dengan cepat dan tepat, maka diperlukan penataan dan penyimpanan data dan informasi pada arsip kartu, formulir dan sebagainya dapat dilakukan secara manual atau dengan peralataan yang lebih canggih seperti komputer misalnya. Yang penting adalah memperoleh data dan informasi yang diperlukan ditemukan dengan cepat dan tepat.

B. Pengertian Arsip dan Kearsipan

1. Pengertian Arsip

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.

Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan. Baca lebih lanjut

Sound at PowerPoint

134


Pada kesempatan ini saya akan menjelaskan “Cara Menyisipkan Sound Pada Power Point.”

Kita ingin menyisipkan suara/sound tidak lain adalah agar presentasi kita pada saat di slide show menjadi/terasa lebih hidup, ya nggak ? :D
Langsung praktik ya :)

  1. Silakan buka presentasi yang akan disisipi suara. Kalau belum membuat presentasinya Anda dapat Memanfaatkan Autocontent Wizard
  2. Klik menu Insert - Movies and Sounds - Sound from File
  3. Selanjutnya Anda disuruh memilih file yang berekstensi .mp3 atau .wav (Misalnya saya ingin memasukkan file mp3 yang bernama Linkin Park – Breaking The Habit)
  4. Kalau sudah menemukan lagu yang cocok untuk dijadikan background presentasi silakan klik OK
  5. Selanjutnya akan muncul pertanyaan How do you want the sound to start in the slide show ?
    • Kalau Anda memilih Automatically berarti suaranya otomatis berbunyi tanpa harus mengklik area slide show
    • Kalau memilih When Clicked berarti suaranya akan berbunyi setelah Anda mengklik di area slide show

Baca lebih lanjut

Hidden Paradise 2 – Bono River, Riau

This slideshow requires JavaScript.

Teluk Meranti merupakan sebuah kelurahan yang berada di Kecamatan Teluk Meranti Kabupaten Pelalawan Propinsi Riau. Secara geografis lokasi teluk meranti berada di bantar sungai kampar tepat di hilir / muara sungai kampar.

Sungai kampar yang secara administrasi terletak di 2 kabupaten di Propinis Riau yaitu Kabupaten Kampar dan Kabupaten Pelalawan. Untuk di wilayah kabupaten pelalawan sungai kampar menyimpan sebuah fenomena alam yang sangat menakjubkan yang masyarakat biasa meyebutnya dengan “Bono”!

Bono atau gelombang bono ini merupakan sebuah legenda hidup untuk masyarakat yang tinggal di sepanjang sungai kampar khususnya di bagian muara sungai kampar. Karena gelombang bono ini bisa menghasilkan ombak besar yang sangat mematikan. Menurut cerita orang dulu, gelombang bono ini dapat membentuk 7 (tujuh) ombak besar yang sangat menakutkan. Ketika itu pada zaman penjajahan belanda, akses transportasi mereka sering terganggu karena adanya gelombang bono ini.

Sehingga pada suatu saat sang komandan memberikan arahan untuk menembak gelombang bono. Dan entah denga “ajian” apa salah satu ombak besar tersebut setelah ditembak oleh Belanda sampai sekarang tidak pernah muncul lagi. Sehingga gulungan gelombang yang ada saat ini hanya tinggal 6 (enam) saja. Baca lebih lanjut

Penemuan Kembali Arsip

arsip2(www.surabaya_.go_.id)_

Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan nampak dengan jelas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan mudah pula dikembalikan ke tempat semula. Karena, penemuan atau pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip, karena akan dipergunakan dalam proses penyelengaraan administrasi. Menemukan kembali, juga berarti memastikan dimana suatu arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa arsip itu berada, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya.

Menemukan kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi juga menemukan informasi yang terkandung didalamnya. Oleh karena itu, penemuan kembali ini sangat berhubungan dengankeakuratan sistem pemberkasan atau penyimpanannya.

Kegiatan penemuan kembali merupakan barometer efisiensinya penyajian informasi kearsipan. Siklus penemuan kembali arsip yang dibetuhkan (retrieval/finding cyclus), dan siklus penempatankembali (filing cyclus) merupakan prosedur yang memerlukan penanganan tersendiri. Baca lebih lanjut

Jenis-jenis Surat Niaga

amplop

Surat Niaga adalah surat yang isinya berhubungan dengan kegiatan perniagaan atau jual beli barang/jasa antara pengirim dan alamat tujuan (komunikator dan komunikan)

Jenis surat niaga tergantung dari isi surat tersebut, antara lain :

a. Surat Perkenalan

Surat yang dikirimkan oleh penjual kepada calon pembeli untuk memperkenalkan diri atau produk (barang/jasa) yang dijualnya.  Selin itu surat ini juga berisi promosi.

 b. Surat Permintaan Penawaran

Surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penjual mengirimkan surat penawaran tentang suatu produk. Surat ini dapat dibuat karena calon pembeli tertarik dengan surat perkenalan/iklan/promosi, atau dapat juga dibuat atas inisiatifnya sendiri. Pada dasarnya isi surat ini meminta penjelasan secara rinci tentang berbagai hal yang berhubungan dengan produk yang akan dibelinya. Yang paling pokok dalam surat ini berisi tentang nama produk, harga, cara pembayaran dan cara penyerahan barang serta hal-hal lain yang dianggap perlu.

c. Surat Penawaran

Surat dari penjual kepada calon pembeli yang bertujuan menawarkan produk.  Isi pokok surat ini adalah menyampaikan informasi tentang produk yang dijual, baik berupa harga, kualifikasi, cara pembayaran dan lain-lain. Surat ini dapat dibuat karena membalas surat permintaan penawaran atau karena kebutuhan sendiri. Bila sebagai jawaban, maka isinya harus mengacu pada informasi yang diminta oleh pengirim surat permintaan penawaran.

Untuk meyakinkan calon pembeli, surat ini sering dilampiri dengan brosur, daftar harga. Baca lebih lanjut