Dian's Blog

Blog for everything and everyone!

Arsip

A. Pengertian Arsip

arsip filing cab Istilah arsip bisa mengandung berbagai macam pengertian. Pendefinisian arsip dapat dipengaruhi oleh segi peninjauan, sudut pandang, dan atau pembatasan ruang lingkupnya. Akan tetapi, untuk memahami arti dasar arsip perlu terlebih dahulu mengetahui berdasarkan etimologi atau asal-usul katanya. Secara etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu “archief”, dan dalam bahasa Inggris disebut “Archive”, yang berasal dari kata “arche” bahasa Yunani yang berarti permulaan.
Kemudian “arche” berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi “archeon” yang berarti gedung pemerintahan. Gedung yang dimaksud tersebut juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan, bahan-bahan tertullis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta, dsb. Dalam bahasa Inggris arsip juga sering dinyatakan istilah file yang artinya simpanan, yaitu berupa wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari cabinet, dan sebagainya yang digunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, yang sering didisebut sebagai berkas.
Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record dan warkat. Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dsb) dalam bentuk atau dalam wujud apapun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertanggungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan.
Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah salah satu produk kantor (office work). Artinya, kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya.
Kegiatan yang meliputi penciptaan arsip, penyimpanan arsip (filing), penemuan kembali arsip (finding), dan penyusutan arsip (pengamanan, pemeliharaan, dan pemusnahan) inilah yang disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi.

B. Manajemen Kearsipan
Manajemen kearsipan sering disebut juga menajemen warkat, tata kearsipan atau
dalam bahasa Inggrisnya disebut “Record Management”. Pengertian Manajemen kearsipan pada prinsipnya adalah pengelolaan arsip daari sejak pembuatan sampai tidak digunakan lagi. Drs. E. Martono mengatakan “Record Management secara singkat disebut juga manajemen warkat, tidak lain adalah seluruh mata rantai aktivitas penataan warkat sejak warkat dilahirkan hingga warkat tersebut dimusnahkan atau dilindungi secara permanent karena mempunyai nilai guna yang permanent” (Drs. E. Martono, 1987:4).
Warkat atau arsip pada mulanya dikatakan sebagai lembaran kertas yang berisi catatan-catatan tentang data-data atau keterangan-keterangan tertentu. Pada saat sekarang tidak hanya lembaran kertas saja yang disebut warkat atau arsip, tetapi semua media yang dapat menggantikan fungsi kertas seperti kaset, microfilm, cd, disket, flash disk juga dapat digolongkan sebagai arsip. Arsip sering juga disebut dengan istilah file. Yang dimaksudkan file adalah kumpulan dari warkat atau arsip.
Arsip suatu organisasi perlu dikelola dengan baik karena mempunyai fungsi dan nilai guna yang sangat diperlukan oleh suatu organisasi. Adapun nilai guna dari suatu arsip meliputi berbagai aspek sesuai dengan nilai guna yang dimilikinya. Menurut Drs. E. Martono nilai guna suatu arsip disingkat dengan ALFRED, yang maksudnya:
A = Administration Value/warkat yang bernilai administrasi
L = Legal Value/warkat yang mempunyai nilai hukum
F = Fiscal Value/warkat yang mempunyai nilai keuangan
R = Research Value/ warkat yang mempunyai nilai penelitian
E = Education Value/ warkat yang mempunyai nilai pendidikan
D = Documentary Value/ warkat yang mempunyai nilai dokumentasi
Dalam sehari-hari, dikaitkan dengan sering tidaknya suatu arsip dipergunakan dalam operasional suatu organisasi, dikenal adanya 3 macam arsip, yaitu:
a. Arsip aktif, yaitu arsip-arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses operasional suatu organisasi. Jadi masih disimpan dalam unit pengolah.
b. Arsip in aktif, yaitu arsip yang nilai gunanya sudah menurun, maksudnya sudah jarang dipergunakan dalam proses operasional suatu organisasi. Biasanya arsip ini sudah disimpan di unit penyimpanan arsip.
c. Arsip statis, yaitu arsip-arsip yang mempunyai nilai permanent, sering juga disebut sebagai arsip nasional karena untuk arsip-arsip yang mempunyai nilai guna secara nasional akan disimpan di Arsip Nasional RI Pusat atau Arsip Nasional RI Daerah.


C. Identitas Arsip

Suatu arsip yang baik akan mempunyai paling tidak 5 identitas pokok. Kelima identitas tersebut adalah:
a. Nama Instansi/perusahaan, yaitu nama dari pihak yang membuat arsip tersebut. Untuk surat biasanya mempunyai dua nama yaitu nama organisasi yang mengeluarkan surat dan nama orang yang bertanggung jawab terhadap surat itu.
b. Nomor, yaitu nomor dari arsip tersebut. Setiap arsip atau dokumen resmi akam mempunyai nomor. Nomor ini antara lain menunjukkan nomor penerbitan dari arsip tersebut. Contoh: nomor surat.
c. Judul/Perihal/Subyek, yaitu identitas yang menunjukan masalah atau urusan yang terkandung dalam arsip tersebut.
d. Tanggal, yaitu tanggal pembuatan atau penerbitan arsip
e. Tempat, yaitu menunjukkan tempat dimana arsip tersebut dibuat atau diterbitkan.

Kelima identitas arsip ini akan sangat bermanfaat dalam pengelolaan arsip.

D. Sistem Kearsipan
Di Indonesia, sehubungan dengan pengelolaan arsip dikenal ada dua sistem, yaitu
Sistem Kearsipan Agenda (Sistem Lama) dan Sistem Kearsipan Kartu Kendali (Sistem Baru). Dinamakan Sistem Kearsipan Agenda karena salah satu alat Bantu utama yang digunakan untuk melaksanakan system tersebut adalah buku agenda. Sedangkan system yang baru dinamakan Sistem Kartu Kendali karena alat Bantu utama yang dipergunakan untuk mengelola atau melaksanakan kearsipan adalah kartu kendali.
Perbedaan pokok dari dua system tersebut adalah sebagai berikut:
a. Dalam system agenda, aktivitas kearsipan dibagi menjadi dua aktiitas terbesar, yaitu Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar, dan Penyimpanan warkat/arsip atau filing.
b. Dalam system kartu kendali aktivitas kearsipan dilaksanakan sejak arsip lahir atau ada (masuk dan keluar) sampai penyimpanannya sekaligus.
Sedangkan saat ini system filing telah berkembang lagi. Ada 5 sistem dasar yang dapat digunakan yaitu:
a. Alfabetis, adalah penyimpanan atau penempatan dokumen diurutkan berdasarkan alphabet atau abjad. Yang diurutkan disini adalah nama orang atau nama perusahaan. Jadi nama-nama tersebut diurutkan secara abjad berdasarkan huruf pertama. Penempatan dan pengurutannya sama persis dengan pengurutan kata-kata pada kamus.
b. Numeric, atau system angka, yaitu penyimpanan arsip yang pengurutannya didasarkan pada nomor. Dapat menggunakan nomor surat tetapi dapat juga menggunakan kode yang terdiri dari angka-angka.
c. Subjek, yaitu penyimpanan arsip yang didasarkan pada subjek surat. Jadi arsip-arsip dikelompokkan berdasarkan pada subjek atau perihal surat.
d. Tanggal, yaitu penyimpanan arsip yang diurutkan berdasarkan tanggal surat atau tanggal datangnya surat.
e. Geografi/Wilayah, yaitu penyimpanan warkat yang dikelompokkan berdasarkan asal darimana warkat tersebut dikirim.

E. Peralatan Kearsipan
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya. Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:
a. Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk penyimpanan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, stopmap bertali (portapel), map jepitan (snellhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik di rak atau lemari, bukan di filing cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak. Sedangkan stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung (bila yang menggunakan snelhechter gantung) didalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat banyal lembaran arsip.
b. Folder, merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi dengan daun penutup, atau mirip snelhechter tetapi tidak dilengkapi jepitan. Biasanya folder menggunakan tab, yaitu bagian yang menonjol dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
c. Guide, adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan/atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kode-kode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri. Jumlah guide yang diperlukan dalam system filing adalah sebanyak pembagian pengelompokkan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk (heading) subjek utama (main subjek), guide ke dua untuk menempatkan sub-subyek, guide ke tiga untuk yang lebih khusus lagi dst.
d. Filing Cabinet, adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertical (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiliki gawang untuk tempat menyangkutkan folder gantung. Filing cabinet terdiri berbagai jenis ada yang berlaci tunggal, berlaci ganda, dsb.


34 responses to “Arsip

  1. abe mengatakan:

    nice info
    mbak dian,, saya ada tugas akhir dengan judul sistem informasi tata naskah,,, bisa bantu saya gak mbak?saya mau tanya2 soal kearsipan..

    • dian4nggraeni mengatakan:

      monggo, selama saya bisa bantu silahkan saja…

      • abe mengatakan:

        asiik…
        maaf baru bisa reply….
        jadi bingung mau tanya apa… infonya uda lengkap semua…
        mau tanya ini aja mbak dian
        apa arsip (kearsipan) dan tata naskah itu mempunyai arti yang sama?
        apa arti luas dari tata naskah? apa sama kayak yang mbak dian tulis di atas

        thx b4

      • dian4nggraeni mengatakan:

        kalo arsip dan kearsipan berbeda pengertiannya, tetapi kalo kearsipan dan tata naskah sama. btw, kalo blh tau anda kuliah/sklh dimana, nama aslinya? terimakasih kembali.

        2010/2/18,

  2. nurul mengatakan:

    di dalam UU kearsipan tahun 2009, tata naskah adalah bagian kecil dari kearsipan. tata naskah itu aturan mengenai penyusunan naskah, standarisasi serta penomoran

  3. WinZ` mengatakan:

    mba dian saya mau tanya apa contoh2 dari Nilai Guna ALFRED tsb mba?? Tq mba….

  4. dian4nggraeni mengatakan:

    a. Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan
    b. Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat
    keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.
    c. Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta
    perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
    d. Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar
    foto dan peristiwa
    e. Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian
    f. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
    g. Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan
    pelajaran dan program pelajaran

  5. randa andelson mengatakan:

    mbak dian saya ingin bertanya?
    Sistem kearsipan yg telah diterapkan di indonesia adalah sistem verbal,sistem agenda,sistem kaulbach,sistem tata naskah dan sistem kartu kendali. . .
    Saya ingin tau kelebihan dan kekurangan dari sistem tersebut. .dan jga masa periodenya. . .

    Sebelumnya terima kasih mbak dian

  6. roza arlita mengatakan:

    mbak dian aku ada tugas akhir tentang korspondensi tapi terbentur di pertanyaan untuk penelitian, bsa bantu nggak mbak??????????/

  7. Wanda Burton mengatakan:

    Thanks a lot for providing individuals with remarkably splendid possiblity to read from this blog. It’s always so enjoyable and also full of a lot of fun for me and my office friends to visit your web site at minimum three times a week to see the latest tips you will have. And indeed, I’m just certainly pleased concerning the brilliant pointers you serve. Some two facts in this posting are ultimately the most impressive we have all ever had.

  8. alishamilligan mengatakan:

    Saved as a favorite, I love your website!

  9. aditya mengatakan:

    mba bedanya arsip sama record apa?
    thanks

    • dian4nggraeni mengatakan:

      arsip adalah segenap naskah dalam corak apapun yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta, memiliki kegunaan dan disimpan secara sistematis, sehingga bila diperlukan mudah untuk ditemukan kembali.

      record diartikan setiap catatan tertulis atau bergambar tentang suatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk keperluan pengingatan. dalam bhs indonesia record disamakan artinya dengan warkat.

  10. Novan mengatakan:

    Numpang tanya Mbak Dian Contoh bahan kearsipan da alat kearsipan apa aja mbak ..

    • dian4nggraeni mengatakan:

      silahkan lihat di kategori pilih arsip, disana ada artikel yang membahas yang anda tanyakan (jenis-jenis peralatan kantor). semoga sesuai dengan yang anda butuhkan. t.q.

      • Novan mengatakan:

        Ohh Ok Ty Mbak

      • Novan mengatakan:

        Mbak saya kan ada tugas dari sekolah .saya disuruh guru saya mencari 10 Bahan kearsipan dan 10 alat kearsipan .Mbak bisa kasih contoh dari yang guru saya ?

      • dian4nggraeni mengatakan:

        kalau bahan kan yang habis pakai seperti kertas, amplop, tinta printer, staples, paper klip, dsb. Kalau peralatan tidak habis pakai seperti filling cabinet, sekat/guide, lemari arsip, ordner, map, stapler, stapler remover, perforator, roll o pack, dll.

  11. Novan mengatakan:

    Terima Kasih ya mbak ..
    Kalau ngak ada mbak saya tidak tahu mau kemana lagi nih ..
    bingung soalnya Hehehe ..

  12. Habibi mengatakan:

    I went over this web site and I think you have a lot of excellent info, saved to my bookmarks (:.

  13. Andre Reggae mengatakan:

    contoh research value kayak ap sih mbak////

  14. winda ainum mengatakan:

    MAKSIH,,,
    Mbantu banget dlm mengerjakan tgas aqw,,,

  15. Selvi mengatakan:

    Mba Dian saya mau tanya, bisa didefinisikan ga satu- satu ?? Record dalam Kearsipan Menurut Subjek nya ( Financial Record, Inventory Record, Personal Record, Sales Record, Dan Production record). Tq

  16. INDAH HARIYANTI mengatakan:

    MBAK MAU TY KLAU BUKU AGENDA UNTUK SISTEM WILAYAH FORMATNYA GMN Y??

  17. icha mengatakan:

    mbak dian mau tnya, apa sih contoh dan penjelasan bekerja dalam bidang kearsipan adalah salah satu bentuk pengalaman perintah tuhan yang harus di lakukan secara sungguh2.

    • dian4nggraeni mengatakan:

      maaaf ya dik, sepertinya saya tidak pernah menulis kalimat seperti itu, tetapi bukankah semua pekerjaan yang menjadi tanggung jawab kita memang harus dilakukan dengan sungguh-sungguh karena merupakan bagian dari ibadah..

  18. devi mengatakan:

    Bingung bu

  19. laillamuliana@gmail.com mengatakan:

    Kak kalo contohya administrative value apaan

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d blogger menyukai ini: