Pengertian Arsip Elektronik

elektronik

Menurut  asalnya  arsip berasal   dari   bahasa   yunani “archivum ”yang artinya    tempat untuk   menyimpan. Sementara itu tempat penyimpanan  dokumen masa pemerintahan berada di  Balai Kota   (archeon). Dengan  demikian, arsip yang mengadopsi istilah  “archief ”dari bahasa Belanda yang ada kemiripan dengan bahasa Yunani  “achivum ”.yang mempunyai wayuh arti. Arsip disatu sisi berarti warkat yang disimpan yang wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data statistik, film, kaset, CD, dan  sebagainya.

Ada beberapa pembatasan pengertian tentang arsip :

  1. The Liang Gie dalam Sularso  Mulyono  dkk.  Bahwa   Arsip    adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena  mempunyai  keguanaan agar  setiap  kali  diperlukan   dapat   secara  cepat   ditemukan kembali
  2. File adalah arsip aktif yang masih terdapat  di  unit  kerja  dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara   aktif   (Hadi   Abubakar, 1996:10)
  3. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang   dibuat    dan   diterima   oleh   lembaga   negara,    pemerintahan   daerah, lembaga        pendidikan, perusahaan, organisasi politik,  organisasi kemasyarakatan, dan   perseorangan  dalam  pelaksanaan kehidupannya bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No. 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2).
  4. Arsip adalah dokumen tertulis   yang   mempunyai  nilai  historis, disimpan  dan   dipelihara   di   tempat   khusus   untuk   referensi   (Kamus   Besar   Bahasa Indonesia).
  5. Arsip adalah segala kertas naskah  buku,   foto, film,   mikrofilm, rekaman suara,   gambar      peta,  bagan    atau  dokumen      lain  dalam    segala   macam  bentuk   dan   sifatnya,   aslinya   atau   salinannya,   serta   dengan   segala   cara penciptaannya,       dan   yang   dihasilkan    atau   diterima   oleh   suatu   badan, sebagai   bukti   atas   tujuan   organisasi,   fungsi,   kebijaksanaan,   keputusan, prosedur,     pekerjaan    atau   kegiatan   pemerintah      yang   lain  atau   karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya (Wursanto, 1991:18).
  6. Filling (Kearsipan) adalah penempatan kertas-kertas  dengan sedemikian rupa  dalam   tempat   penyimpanan yang baik  menurut  aturan  yang  telah ditentukan terlebih dahulu sehingga setiap kertas   (surat)   apabila diperlukan   dapat ditemukan kembali   dengan  mudah   dan   cepat   (Sularso Mulyono dkk, 1985:3).

Dengan   uraian   konsep   arsip   dan   batasannya  tersebut,  dapat ditarik sebuah gambaran bahwa arsip perlu diatur penyimpanannya. Sehingga, tidak sekedar penyimpanan kumpulan warkat sebagai bahan pegingat (arsip), tetapi perlu    pengaturan cara  prosedur  penyimpanan  (kearsipan). Hal itu  dapat dijelaskan dengan keterangan berikut ini :

  1. Penyimpanan (storing), ini berarti arsip perlu disimpan, tidak   boleh diletakkan   demikian rupa sehingga setiap orang dapat membaca arsip bagaimanapun kecilnya tetap bersifat rahasia.
  2. Penempatan (placing), ini berarti arsip tidak sekedar disimpan, tetapi harus diatur dimana arsip itu harus diletakkan. Penempatan arasip sangat terkait dengan penemuan kembali apabila diperlukan.
  3. Penemuan Kembali (finding), ini  berarti arsip  harus   dapat   ditemukan kembali   apabila  diperlukan sebagai   bahan   informasi  dengan mudah  dan cepat.

 Arsip Elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik.  Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media.  Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.

Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain.  Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan Database yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file-file hasil alih media.
 Sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip manual.  Maka sistem arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip manual, dengan kata lain sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual.

Manfaat Arsip Elektronik:

1.  Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.

2.  Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.

3.  Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun  nama dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.

4.  Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya

bedasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada prosedur unutk membackup ke dalam media lain, misalnya CD atau external hard disk.

5.  Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak ± 7000 lembar (1 lembar setera dengan 100 KB dalam format PDF) atau ±700 foto (1 foto setara dengan 1 Mb dalam format JPEG).

6.  Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya tau bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan secara digital.

7.   Berbagai arsip secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan memalui LAN bahkan internet.

8.  Meningkatkan keamanan, karena mekanise kontrol secara jelas dicantumkanpada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya.

9. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke dalammedia penyimapanan yang compatible. Bandingkan dengan men-recoverydokumen kertas yang sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupunpencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan lagi.

Arsip elektronik diciptakan melalui proses digitalisasi dari arsip konvensional dimana proses ini membutuhkan tahapan-tahapan sebagai berikut:

a. Tahapan pengumpulan bahan

Arsip yang dipilih untuk dilayankan adalah dengan mempertimbangkan kegunaan arsip diman arsip yang sering dicari oleh pengguna adalah yang menjadi prioritas pertama, kemudian adalah arsip yang sudah rapuh atau segera rusak, untuk menjaga, merawat, maupun untuk pertimbangan perlindungan maka arsip-arsip yang sudah rapuh didahulukan untuk dilayankansehingga disamping sebagi fungsi pelayanan juga untuk fungsi perlindungan. Pertimbangan selanjutnya adalah dari sisi informasi, semakin penting informasi yang terkandung di dalam arsip maka arsip tersebut menjadi prioritas untuk segera dilayankan

b. Tahapan Pemindaian

Tahapan pemindaian dimana arsip konvensional jenis tekstual dan jenis foto dilakukan pemindaian dengan alat pemindai yaitu scanner. Proses pemindaian dilakukan dengan hasil disesuaikan pada format TIFF yaitu format image tanpa kompresi dan resolusi pada 600dpi untuk perlindungan arsip

c. Tahapan Manipulasi

Tahapan dimana arsip elektronik disesuaikan sehingga nantinya dapat digunakan pada aplikasi dengan baik. Karena file hasil digitalisasi adalah sangat besar dan berformat TIFF maka pada tahapan ini diubah formatnya ke dalam bentuk pdf dan ukuran resolusi diperkecil sampai dengan 25% dari aslinya

d. Tahapan Entry Data

Setelah arsip elektronik dilakukan proses manipulasi dan siap untuk digunakan maka selanjutnya adalah melakukan entry data dimana data deskripsi arsip disesuaikan dengan arsip elektronik sehingga pengguna dapat melakukan pencarian dari aplikasi ini dengan menggunakan kata kunci sesuai dengan deskripsi arsip dan dpat langsung melihat arsip elektronik hasil penemuan kembali tersebut. Dengan layanan yang langsung dapat menggunakan arsip.

e. Tahapan Editing dan Koreksi

Tahapan terakhir diman pada tahapan ini disamping dilakukan koreksi terhadap pengetikan deskripsi arsip juga dilakukan koreksi apakah data deskripsi arsip yang dientry sudah sesuai dengan arsip elektronikanya. Jika pengetikan maupun kesesuaian data belum benar maka segera dilakukan editing yang diharapkan dari proses koreksi dan editing ini tidak ada kesalahan teknis dalam hal pengetikan dan kesesuaian data

Keuntungan dan Kelemahan Arsip elektronik adalah:
           a. keuntungan:
  • Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.
  • Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.
  • Kemudahan akses terhadap arsip elektronik
  • Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik.
  • Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.
  • Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.b. Kelemahannya :
    1. Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan,
    memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara;
    2. Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan
    maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain;
    3. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu,
    misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen
    kerena tidak sengaja.
About these ads

3 gagasan untuk “Pengertian Arsip Elektronik”

  1. Sudah saatnya Arsip Elektronik untuk dikembangkan karena mempunyai beberapa keuntungan, baik biaya, tempat apalagi sudah saatnya untuk menjaga lingkungan yang lebih baik dalam ikut mengurangi pemanasan global. Ini tugas ahli di bidang kearsipan melalui ARSIP NASIONAL (ARNAS)

    1. betul pak, kearsipan elektronik dapat menghemat kertas. harapannya semakin berkurang pohon yang ditebang untuk dijadikan kertas. save our earth..

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s