Peralatan Kearsipan

Salam jumpa lagi dalam tulisan tentang arsip. Dalam kesempatan ini saya akan postingkan beberapa contoh peralatan kearsipan. Berikut penjelasan secara teori dan gambarnya:

lateral filing cabinet

filing cabinet

1. FILING CABINET Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet. Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip. Drawer type filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi

lemari arsip

lemari arsip

2. Lemari Arsip Lemari arsip ini berbentuk, seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat

folder

folder

3. Folder Adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak. Biasanya ditempatkan di belakang guide. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat.

4. Guide card (tanda batas/sekat penunjuk) Adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder yang ada di belakangnya. Guide dibedakan menjadi dua, yaitu guide besardan guide kecil.

guide

guide

Ada 3 (tiga) kegunaan dari Guide Card, yaitu: Penunjuk untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Pembatas antara folder yang satu dengan folder lainnya atau sebagai sekat pemisah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip lainnya. Sebagai penyangga folder agar tertib dan teratur pada tempat penyimpanannya. Ada 2 macam guide card yang dipakai oleh bebe­rapa perusahaan, yaitu: Guide besar Guide ini mempunyai ukuran 36 x 25 cm dan digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dalam folder folio.  Guide kecil

guide kecil

Guide ini mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm.

5. Map Adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat. Ada empat macam map, yaitu brief twine); stof map, snelhechter, hanging map (map gantung).

brief ordner

stopmap/stofmap

map gantung

Jenis-Jenis Map Brief ordner yaitu map besar terbuat dari karton tebal yang di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak. Stopmap yaitu berkas lipatan berdaun yang ter­buat dari kertas tebal atau plastik. Snellhechter yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang di dalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam. Hanging map (map gantung) yaitu map tanpa je­pitan yang digantung pada gawang filing cabinet.

rak sortir

6. Rak Sortir Adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing­masing Fungsi : digunakan untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masin

kartu indeks

7. Kartu Indeks Adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan.

8. PORTEPEL a/ sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm dimana penutupnya menggunakan tali untuk mengikat Fungsi : untuk memasukkan suatu arsip atau warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu tempat yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut.

Ada satu tambahan lagi mengenai peralatan kearsipan, karena ini tak kalah penting. Hubungannya adalah dengan masalah penyusutan arsip. Idealnya setiap kantor mempunyai alat ini untuk menghindari arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi jatuh ke orang yang tak bertanggung jawab dan disalahgunakan. Alat tersebut adalah:

9. Mesin Penghancur Kertas/Paper Shredder

paper shredder

usb-paper-shredder

mesin penghancur dokumen

About these ads

33 comments

  1. fha · Mei 14, 2010

    Makasih Bu dian….

  2. jey · Mei 14, 2010

    thanks bgt atas infonya….

  3. Lyla · Mei 14, 2010

    mKAsihH bu diaN….

  4. Nhovieyanti · Mei 14, 2010

    Terimakasi Bu.Dian…………………..

  5. diahp2ji · Mei 14, 2010

    makasih bu atas informasi nya atas kearsipan yang di beri ini diah puji kls 3 APK

  6. Zheze · Mei 14, 2010

    Makkkasihhhhh bgt tgas sya kbantu berkat infromasinya :)

  7. mustika · Mei 14, 2010

    TERIMAKASIH BGT MBAAK!MEMBANTU TGS SY!

  8. Ping-balik: Mengelola Sistem Kearsipan « endangsuciharti
  9. putri · Mei 14, 2010

    makasih bu dian telah mau berbagi informasi sehingga tugas sekolah saya dapat selesai

    • putri · Mei 14, 2010

      thaks infonya bu dian

  10. iren · Mei 14, 2010

    terimakasih atas informasinya tambah lagi ya jangan monoton !

  11. iltsa · Mei 14, 2010

    cara

    cara megelolah arsip itu gmna?

    • ietha dhewi · Mei 14, 2010

      penyimpanan arsip bisa di lakukan melalui abjad,nomor arsip dsb.

  12. hejari · Mei 14, 2010

    mantobs

  13. ietha dhewi · Mei 14, 2010

    apakah penyimpanan arsip harus sesuai dg petunjuknya

  14. dorman · Mei 14, 2010

    makasih ya..

  15. irawaty · Mei 14, 2010

    terima kasih atas infoya

    • dian4nggraeni · Mei 14, 2010

      t.q.

  16. Nelly R. Siregar · Mei 14, 2010

    hai2 kak Dian, thx buat sharing informasinya, menambah pengetahuan ttg pengarsipan….nanya ni kak, bagaimana dengan jangka waktu penyimpanan arsip?berdasarkan apakah arsip dimusnahkan?thx gaban b4…Nelly

  17. jasmien · Mei 14, 2010

    terimakasih atasilmu yg d tuang untuk sluruh dunia..
    sangat membantu pkerjaan office dulu sampai skrang

  18. lena · Mei 14, 2010

    apa contoh dari arsip lateral

    • dian4nggraeni · Mei 14, 2010

      Arsip lateral adalah dokumen yang tercipta karena dicetak, ditulis, digambar, dan/direkam, contoh: buku, majalah, koran, pita kaset, film, dan lain-lain. Titik berat Arsip lateral adalah informasi yang terdapat pada benda. Arsip lateral/literer dibahas secara khusus dalam bidang ilmu dokumen dan perpustakaan. Semoga jelas….

  19. Samsuni · Mei 14, 2010

    mkcih ats infonya

  20. dita · Mei 14, 2010

    sy mau memesan sesuatu

    • dian4nggraeni · Mei 14, 2010

      pesan apa??

  21. hairul · Mei 14, 2010

    Terima kasih Mba Dian atas materinya ya…..

  22. nur · Mei 14

    terimakasih banyakkk,… :)

    • dian4nggraeni · Mei 14

      sama2

  23. nana · Mei 14

    mohon info untuk harga mesin penghancur kertas

  24. Ping-balik: Manajemen Kearsipan CD-DVD MATERI PRESENTASI | CD-DVD MATERI PRESENTASI
  25. Ping-balik: Manajemen Kearsipan Sistem Abjad CD-DVD MATERI PRESENTASI | CD-DVD MATERI PRESENTASI
  26. Utsman · Mei 14

    Salam.. Mba dian terima kasih informasinya sangat membantu, saya mau beli peralatan kearsipan tersebut, seperti folder, guide kecil, dll.. Dmn ya saya bisa mendapatkannya, mohon informasinya.. Trims..

    • dian4nggraeni · Mei 14

      setahu saya ya di toko khusus atk.., klu di kota malang ada di royal atk..

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s